Combien de temps conserver les dossiers fiscaux et documents au Canada
Combien de temps conserver les dossiers fiscaux et documents au Canada
Deux pressions opposées : trop peu, et vous ne pouvez plus prouver une réclamation des années plus tard; trop, et vous avez une pile plus grande de papier et de fichiers sensibles à perdre.
Voici où se situent vraiment les lignes.
La règle de l'ARC
L'Agence du revenu du Canada exige en général de conserver les dossiers appuyant votre déclaration pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent.
Deux détails que les gens ratent :
- Si vous produisez en retard, les six ans courent généralement à partir de la date de production, pas de l'année d'imposition.
- Si vous avez déposé une opposition ou un appel, gardez tout jusqu'à ce que l'affaire soit réglée et que le délai d'appel soit expiré.
Confirmez les règles actuelles sur canada.ca — c'est l'autorité, et il y a des exceptions.
Ce que « dossiers » veut dire en pratique : T4 et autres feuillets, avis de cotisation, reçus appuyant déductions et crédits, reçus de cotisations REER, reçus médicaux et de garde d'enfants, reçus de dons, relevés de placements, et dossiers de revenus et dépenses de location ou de travail autonome.
Garder en permanence
Ceux-ci prouvent des choses qui ne cessent jamais d'avoir de l'importance, et les remplacer va du fastidieux à l'impossible :
- Certificats de naissance (forme longue là où elle est délivrée)
- Certificats de mariage, jugements de divorce, certificats de décès
- Certificats de citoyenneté, cartes de RP, confirmations de résidence permanente (COPR), anciens permis — l'historique de statut compte pour les demandes de citoyenneté et de parrainage
- Testaments, procurations, documents de fiducie
- Dossiers d'achat et de vente immobiliers — le prix d'achat et le coût des améliorations déterminent le gain en capital à la vente, parfois des décennies plus tard
- Documents de quittance hypothécaire
- Titres d'études, relevés de notes, permis professionnels, évaluations de titres de compétences
- Antécédents médicaux majeurs — chirurgies, diagnostics chroniques, dossiers d'immunisation
- Dossiers de pension et tout relevé documentant les années de service
- Ordonnances de changement de nom légal
- Ordonnances d'adoption et de garde
Pour les nouveaux arrivants, ajoutez tout ce qui a été délivré par une institution d'un autre pays — voir Documents à apporter quand vous déménagez au Canada.
Garder pendant une période définie
| Document | Conserver pendant |
|---|---|
| Déclarations de revenus et pièces justificatives | 6 ans (règle de l'ARC ci-dessus) — beaucoup de gens gardent les déclarations elles-mêmes en permanence, car elles prennent peu de place |
| Relevés bancaires et de cartes de crédit | 6 ans s'ils appuient une réclamation fiscale; sinon environ un an |
| Talons de paie | Jusqu'à ce que vous les rapprochez de votre T4, puis jetez |
| Dossiers d'achat de placements | Jusqu'à 6 ans après la vente — le prix d'achat détermine le gain |
| Dossiers d'immeuble locatif | 6 ans après la disposition; dossiers d'achat et d'améliorations beaucoup plus longtemps |
| Polices d'assurance | Pendant qu'elles sont actives, plus la période de réclamation |
| Garanties et reçus d'achats majeurs | Durée de la garantie, plus une marge |
| Dossiers de véhicule | Pendant que vous le possédez, plus quelques années |
| Baux | Pendant la durée du bail, plus quelques années |
| Factures de services publics | Environ un an, sauf si réclamées dans une déclaration |
| Reçus médicaux | 6 ans si réclamés, ou pendant qu'une réclamation d'assurance est ouverte |
Déchiquetez, ne jetez pas à la poubelle
Tout ce qui contient votre NAS, des numéros de compte, une date de naissance, une signature ou une adresse doit être déchiqueté en coupe croisée, pas jeté. Fouiller dans les poubelles n'a rien de glamour et ça fonctionne encore.
Beaucoup de municipalités et d'organismes communautaires organisent des séances de déchiquetage gratuites — le moyen facile de liquider un arriéré.
Pour les fichiers numériques, supprimer n'est pas une seule étape : enlevez le fichier à la source, sur les appareils synchronisés et dans les sauvegardes. Un document « supprimé » qui existe encore dans une corbeille infonuagique ou une vieille sauvegarde d'appareil n'a pas été supprimé.
Copies numériques
L'ARC accepte les dossiers électroniques, pourvu qu'ils soient lisibles, complets et conservés pendant la période requise sous une forme pouvant être produite sur demande. Consultez les indications actuelles sur canada.ca, surtout pour les dossiers d'entreprise, où les exigences sont plus détaillées.
Règles pratiques pour passer au numérique :
- Numérisez complètement — chaque page, recto verso, lisible.
- Utilisez un format durable, le PDF étant le choix sûr par défaut.
- Nommez les fichiers pour les retrouver —
2025-T4-NomEmployeur.pdfbatscan_0043.pdf. - Faites des sauvegardes. Une seule copie n'est pas un dossier; c'est un point unique de défaillance.
- Gardez les originaux de tout ce qui est sur la liste « garder en permanence ». Numérisez-les aussi, mais ne jetez pas un certificat de naissance parce que vous l'avez scanné.
- Rangez-les quelque part à accès contrôlé, pas dans une bibliothèque photo générale — voir Est-il sûr d'envoyer votre NAS, passeport ou pièce d'identité par courriel?.
Une routine de révision simple
Une fois par année, idéalement juste après avoir produit vos impôts :
- Classez ensemble les feuillets, reçus et avis de cotisation de l'année
- Déchiquetez l'année qui vient de dépasser la période de conservation
- Vérifiez les dates d'expiration des passeports, permis, cartes de RP, cartes santé et permis professionnels
- Confirmez que vos documents permanents sont tous présents et lisibles
- Vérifiez que votre sauvegarde contient vraiment ce que vous croyez
- Mettez à jour la liste de ce que vous détenez et où
Quinze minutes par année, et la pile ne devient jamais un projet.
Comment my-id.ca aide
La conservation est un problème de classement, et les problèmes de classement se règlent quand on peut retrouver les choses.
my-id.ca range vos documents dans un seul coffre-fort canadien chiffré avec une recherche qui lit à l'intérieur, donc « l'avis de cotisation 2023 » est une question plutôt qu'un après-midi. Life Line fait ressortir les dates d'expiration des documents qui expirent, et le suivi des reçus capture les dépenses déductibles au fur et à mesure plutôt que dans une boîte à chaussures chaque printemps.
Vous pouvez exporter tout en tout temps — sans frais, sans délai d'attente — ce qui compte pour un dossier que vous êtes légalement tenu de pouvoir produire. Les fichiers sont chiffrés, stockés au Canada, et consultés par l'IA de my-id.ca plutôt que par un fournisseur tiers.
Prochaines étapes
- Votre première déclaration de revenus canadienne en tant que nouvel arrivant
- Stockage : ce qui compte, et comment libérer de l'espace
- Protéger vos documents quand vous déménagez
- Suivi des reçus
Important : ceci est de l'information générale, pas un avis fiscal ou juridique
Cet article est de l'information générale pour vous aider à vous organiser — ce n'est pas un avis juridique, fiscal, comptable ou financier, et my-id.ca ne fournit pas de consultation juridique, fiscale ou professionnelle. my-id.ca n'est pas un organisme gouvernemental, un cabinet d'avocats, un cabinet comptable ni un conseiller titulaire d'un permis, et n'est ni affilié ni approuvé par le gouvernement du Canada, le gouvernement de l'Ontario ou l'Agence du revenu du Canada.
Les exigences de conservation diffèrent entre particuliers et entreprises, selon le type de dossier, et évoluent avec le temps — et détruire certains dossiers d'entreprise trop tôt peut exiger l'autorisation de l'ARC. Confirmez toujours les exigences actuelles sur canada.ca avant de détruire quoi que ce soit. Pour des conseils adaptés à votre situation, consultez un comptable ou fiscaliste qualifié. Si quoi que ce soit dans ce guide diffère d'une source officielle, la source officielle a raison.
Questions fréquentes
- Combien de temps dois-je conserver mes dossiers fiscaux au Canada?
- L'ARC exige en général de conserver les dossiers pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. Si vous produisez en retard, les six ans courent généralement à partir de la date de production. Gardez-les plus longtemps s'il y a une opposition ou un appel en cours, et confirmez la règle actuelle sur canada.ca.
- L'ARC accepte-t-elle des copies numérisées au lieu du papier?
- L'ARC accepte les dossiers électroniques pourvu qu'ils soient lisibles, complets et conservés pendant la période requise dans un format pouvant être produit sur demande. Confirmez les exigences actuelles sur canada.ca, surtout si vous tenez des dossiers d'entreprise.
- Quels documents dois-je garder pour toujours?
- Certificats de naissance, de mariage, de divorce et de décès; documents de citoyenneté et d'immigration; testaments et procurations; titres de propriété et dossiers d'achat; titres d'études et permis professionnels; et dossiers d'antécédents médicaux majeurs. Ils prouvent des choses qui ne cessent jamais d'avoir de l'importance.
- Combien de temps dois-je garder les reçus?
- Gardez tout reçu appuyant une réclamation fiscale pour la période de conservation de l'ARC. Gardez les reçus de garantie et d'achats majeurs pendant toute la durée de la garantie, plus un peu. Les reçus du quotidien sans objet fiscal ni garantie peuvent être jetés une fois la transaction compensée dans votre compte.
- Combien de temps une petite entreprise doit-elle conserver ses dossiers?
- En général la même période de six ans, avec des exceptions importantes — certains dossiers liés à l'acquisition et à la disposition de biens, le registre des actionnaires, et les dossiers d'une société dissoute ont des exigences plus longues ou différentes. Consultez les indications de l'ARC pour votre situation.
- Comment détruire les documents dont je n'ai plus besoin?
- Déchiquetez en coupe croisée tout ce qui contient votre NAS, des numéros de compte, une date de naissance, une signature ou une adresse. Pour les fichiers numériques, supprimez à la source, dans les sauvegardes et sur les appareils synchronisés. Notez que l'ARC exige une autorisation avant de détruire certains dossiers d'entreprise plus tôt.