Comment protéger un PDF par mot de passe avant de l'envoyer

Comment protéger un PDF par mot de passe avant de l'envoyer

Si vous devez joindre un document sensible à un courriel, c'est la mesure d'atténuation. C'est simple, et il y a exactement un détail qui détermine si ça fonctionne du tout.

La seule chose qui compte : quel mot de passe

Les PDF prennent en charge deux types de mots de passe complètement différents, et ils ne sont pas également utiles.

Le mot de passe d'autorisations est une demande adressée à un logiciel bien élevé. Il empêche votre destinataire d'imprimer un document par accident. Il n'empêche un attaquant de rien.

Choisissez toujours le mot de passe d'ouverture — le réglage qui fait demander un mot de passe avant l'ouverture.

Vérifiez. Fermez le fichier, rouvrez-le, et confirmez qu'on vous le demande. S'il s'ouvre tout de suite, la protection n'a pas été appliquée.

Comment en ajouter un

Mac

1. Ouvrez le PDF dans Aperçu.
2. Fichier → Exporter en PDF.
3. Développez les options, cochez Chiffrer, et définissez un mot de passe.
4. Enregistrez comme nouveau fichier, puis fermez et rouvrez pour vérifier.

iPhone / iPad

1. Ouvrez l'app Fichiers et trouvez le PDF.
2. Appuyez longuement sur le fichier et choisissez Verrouiller le PDF.
3. Définissez le mot de passe.

Android

Varie selon le fabricant et l'appli PDF. Plusieurs lecteurs PDF courants incluent une option de protection ou de chiffrement dans leur menu Partager ou Exporter.

Windows

Windows n'a pas de chiffrement PDF intégré. Utilisez une application PDF qui offre un mot de passe d'ouverture, ou un outil hors ligne réputé.

Évitez les services gratuits « chiffrez votre PDF en ligne ». Pour en utiliser un, vous téléversez exactement le document que vous cherchiez à protéger vers un serveur géré par quelqu'un dont vous ne savez rien, dans un territoire que vous n'avez pas choisi. L'outil qui règle le problème en crée un pire.

Microsoft Office

Si la source est un document Word ou Excel, protégez-le avant de convertir : Fichier → Informations → Protéger le document → Chiffrer avec un mot de passe, puis exportez en PDF, puis protégez à nouveau le PDF au besoin.

Choisir le mot de passe

• Utilisez une phrase secrète — quatre mots ou plus sans lien entre eux. Long bat compliqué.
• N'utilisez pas une date de naissance, un numéro de téléphone, un code postal, le nom du destinataire, ni le sujet du document lui-même. Ce sont les premiers essais, et pour un document qui contient une date de naissance, l'utiliser comme mot de passe est contre-productif.
• Ne réutilisez pas un mot de passe que vous utilisez ailleurs.
• Utilisez un mot de passe différent pour chaque destinataire, si vous envoyez à plusieurs personnes.

Envoyer le mot de passe

C'est là que la plupart des gens annulent tout l'exercice.

Envoyez le mot de passe par un autre canal que le fichier. Un appel. Un texto. En personne.

Jamais :

• dans le même courriel
• dans un courriel de suivi du même fil
• dans le nom de fichier (passeport_mdp_hunter2.pdf n'est pas une stratégie)
• dans l'objet du courriel

La raison est simple : la menace contre laquelle vous vous protégez, c'est quelqu'un qui a accès à une boîte de réception. Si le fichier et le mot de passe sont tous les deux dans cette boîte, ils ont les deux.

Où la protection par mot de passe cesse d'aider

Soyez clair sur ce que vous avez et n'avez pas accompli.

• Ça protège le fichier en transit et au repos — jusqu'à ce que le destinataire l'ouvre. Une fois qu'il déchiffre et enregistre une copie, votre protection a disparu et ses pratiques de sécurité sont maintenant les vôtres.
• Ça n'empêche pas le destinataire de le transférer, avec le mot de passe.
• Ça ne limite pas la conservation. Le document reste dans leurs systèmes aussi longtemps que leur politique le dit, ou plus.
• Ça ne vous donne pas de registre de qui l'a ouvert ni quand.
• Un mot de passe faible donne une protection faible, peu importe le chiffrement en dessous.

Pour quoi que ce soit vraiment sensible allant à une entreprise, un canal à accès contrôlé avec expiration et piste d'audit est meilleur sur chacun de ces points — voir Comment envoyer des documents sensibles de façon sécuritaire au Canada.

L'étape avant celle-ci

Avant de chiffrer quoi que ce soit, demandez si le destinataire a besoin du document ou de l'information qu'il contient. La plupart des demandes de « chèque annulé » veulent un numéro de compte; la plupart des demandes de scan de passeport veulent un nom, une date de naissance et un numéro de document.

Si un formulaire a besoin de l'information, remplissez le formulaire. Rien n'a besoin d'être joint, chiffré ou envoyé.

Comment my-id.ca aide

my-id.ca enlève la plupart des raisons de joindre des documents. Votre profil enregistré remplit les formulaires web et les PDF directement, donc les détails arrivent où ils doivent sans qu'un fichier change de mains — et quand vous remplissez un PDF dans my-id.ca, vous pouvez l'aplatir avant de l'envoyer, pour que vos réponses ne puissent pas être modifiées discrètement ensuite.

Quand une entreprise a vraiment besoin d'un document, elle peut le demander par my-id.ca — un canal à accès contrôlé qui conserve un registre de ce que vous avez partagé. Vos fichiers sont chiffrés, conservés sur des serveurs canadiens, et jamais envoyés à des fournisseurs d'IA tiers.

Prochaines étapes

• Comment envoyer des documents sensibles de façon sécuritaire au Canada
• Est-il sûr d'envoyer votre NAS, passeport ou pièce d'identité par courriel?
• Après avoir rempli un PDF : télécharger, aplatir, enregistrer, envoyer
• Quand un PDF n'a pas de champs de formulaire

Important : ceci est de l'information générale, pas un avis juridique

Cet article est de l'information générale sur la gestion de vos propres documents — ce n'est pas un avis juridique, de sécurité ou financier, et my-id.ca ne fournit pas de consultation juridique ou professionnelle. my-id.ca n'est pas un organisme gouvernemental, un cabinet d'avocats, un avocat ni un conseiller titulaire d'un permis, et n'est ni affilié ni approuvé par Apple, Microsoft, Adobe, Google, ni aucun organisme gouvernemental.

Les menus, fonctions et paramètres de sécurité des logiciels changent selon les versions et les plateformes. Vérifiez que la protection a vraiment été appliquée en fermant et en rouvrant le fichier, et consultez la documentation actuelle du fournisseur. Pour des conseils adaptés à votre situation, consultez un professionnel qualifié. Si quoi que ce soit dans ce guide diffère d'une source officielle, la source officielle a raison.